FAQ – Wissenswertes im Vorfeld Ihrer Feier

Eine wichtige Feier, sei es eine Hochzeit, ein runder Geburtstag oder ein Firmen-Event, ist nicht alltäglich und wirft viele Fragen bezüglich der Planung auf.

Die häufigsten Fragen und Antworten aus meiner Discjockeys-Perspektive habe ich hier für Sie zusammengestellt.

Sollte Ihr Thema nicht dabei sein, kontaktieren Sie mich gerne!

In einem persönlichen Beratungsgespräch lassen sich darüber hinaus alle Ihre Anliegen in punkto Musik und Technik klären.

Musik

Hast du deinen eigenen Musik-Stil als DJ?

Ja, ich habe meinen eigenen „Grooveshaker-Style“ entwickelt – Musik als Lebensgefühl bleibt nicht stehen … Hier ein kleiner Einblick in mein musikalisches Leben als DJ:

Die Liebe zur Musik begleitet mich bereits mein ganzes Leben und irgendwann war es wie mit dem Glück, das sich vermehrt, wenn man es teilt.

Ich entdeckte nach und nach meinen persönlichen Groove, bestehend aus Motown-Soul, Classic-Disco und immer wieder Klängen aus fernen Ländern. Besonders afrikanische Rhythmen und Balkan-Beats in Verbindung mit Electro-Swing haben es mir angetan.

Musik sorgfältig auszuwählen und sie mit Feingefühl und Empathie für mich und meine Gäste zu zelebrieren – diese Passion wächst und wächst seitdem unaufhörlich.

Ich habe mich über die Jahre immer mehr auf die Betreuung von Hochzeits-Partys spezialisiert, da dort positive Emotionen pur vorhanden sind, die ich am Hochzeitstag in Musik übersetze und somit für Sie den ersten Soundtrack Ihres gemeinsamen Lebens erschaffe!

Können wir im Vorfeld unserer Feier bereits Musikwünsche äußern?

Sehr gerne!

Bereits mit meiner ersten Mail erhalten Sie einen detaillierten Musikwunschbogen, aufgeteilt in Dinner- und Party-Musik, einzelne Musikgenres nach Dekaden geordnet sowie mit einem Freifeld für Ihre must-haves und no-gos. Diese Liste können Sie bequem als beschreibbares PDF am PC ausfüllen. Damit können Sie sich ganz entspannt und mit viel musikalischer Inspiration bis zu 2 Wochen vor Ihrem Feiertermin beschäftigen und mir dann Ihre Wünsche per Mail senden.

Im Vorgespräch klären wir selbstverständlich bereits zu einem frühen Zeitpunkt ab, ob ich als Hochzeits-DJ prinzipiell zu Ihnen passe. Mit mir als musikalischem Weltenbummler gibt es da selten Probleme, es sei denn, Sie favorisieren Ballermann- & Après-Ski-Musik. Diese ist nicht Teil meiner Philosophie als Discjockey, so dass ich Ihnen gegebenenfalls die entsprechenden, besser geeigneten DJs aus meinem Netzwerk empfehlen könnte.

Wie verhält es sich mit Musikwunschzetteln und spontanen Musikwünschen?

Spontane Wünsche am Abend sehr gerne – Zettel auf den Tischen bitte nicht!

Ich habe nur ein einziges Mal Musikwunschzettel für die Gäste ausgelegt und rate Ihnen, aus dieser Erfahrung heraus, klar davon ab!

In diesem Zusammenhang bitte ich auch darum, Ihren Gästen keine „Musik-Top3“ - Karten oder Ähnliches parallel zur Einladung zuzusenden.

Ihre Party wird eine einzigartige Dynamik haben, die sich erst tages-aktuell aus dem Zusammenspiel von Menschen und Musik entwickeln wird. Somit haben Musikwünsche, die Ihre Gäste teilweise weit im Vorfeld äußern, eher selten etwas mit der fühlbaren Stimmung am Abend zu tun.

Da ich als DJ während der Party-Phase „nur“ ca. 120 Songs spielen kann, werden grundsätzlich einige Gäste in ihrer Erwartungshaltung enttäuscht werden, da viele Wünsche aus Vorab- oder Tischlisten nicht berücksichtigt und gespielt werden können.

Für mich steht deshalb zunächst der musikalische Rahmen im Vordergrund, den wir im Vorgespräch abgesteckt haben.

Darüber hinaus liebe ich den lebendigen Charakter von spontanen Musikwünschen während der Party. Diese können entweder sehr belebend und inspirativ oder aber sehr unpassend sein, vielleicht sogar eines Ihrer persönlichen No-Gos berühren. Ich behalte mir daher die Entscheidung darüber vor, ob und wann ich einen gewünschten Song spiele, um die Dynamik der Party spannend und stimmungsvoll zu halten.

Können wir unsere eigene Musik abgeben?

Ja, natürlich können Sie mir Ihre eigene Musik im Vorfeld zukommen lassen!

Auch Ihre Gäste werden für Präsentationen und Darbietungen zuweilen spezielle Stücke verwenden wollen, zum Beispiel Karaoke-Versionen, sonstige Playbacks oder selbst kreierte Songs.

Ich bitte darum, mir die Daten mindestens 3 Tage vor der Feier zukommen zu lassen, damit ich genügen Zeit zur Integration in meine Software habe.

Bitte senden Sie mir die entsprechenden Tracks per Cloud im Format FLAC, WAV, M4A oder MP3.

Damit die Einspieler sehr gut und druckvoll klingen, sollten bitte keine mp3 unter 256 kbps oder Mitschnitte von Youtube, Spotify etc. verwendet werden.

Songs von externen USB-Sticks und Smartphones spiele ich während der Feier grundsätzlich nicht ab, um meinen Laptop vor Viren etc. zu bewahren.

Können wir ein individuelles Medley als Hochzeitstanz in Auftrag geben?

Das übernehme ich sehr gerne für Sie!

Nennen Sie mir einfach, möglichst frühzeitig, die Songs für Ihr Medley oder Ihren Crazy Wedding Dance und geben Sie mir ungefähre Zeitangaben (Anfangs- und Endzeit der einzelnen Tracks), damit Sie bestenfalls schon mit dem ersten Entwurf konkret proben können.

Ich besorge oder verwerte die Tracks in hochwertiger Audio-Qualität (FLAC oder mind. 256 kbit/s mp3), schneide und mische mit professioneller Software.

Mein Service erstreckt sich natürlich ebenfalls auf individuelle Zusammenschnitte für Präsentationen oder Vorführungen Ihrer Gäste.

Als Aufwandsentschädigung für Ihre gewünschten Mixe berechne ich generell 70 € brutto pro Stunde.

Was passiert, wenn auf unserer Hochzeit niemand tanzt?

Einen dauerhaft leeren Dancefloor sehe ich glücklicherweise so gut wie nie, da ich all meine Erfahrung, Routine und Kreativität, gewachsen auf bisher ca. 1000 Parties, für Sie in die Waagschale werfe.

Dennoch verläuft keine Feier in punkto Stimmung und Tanzbeteiligung linear aufwärts sondern eher dynamisch in Wellenbewegungen.

Näheres dazu und wie man als Gastgeber oder Brautpaar die Stimmung positiv beeinflussen kann, erläutere ich Ihnen gerne detailliert in einem persönlichen Gespräch.

Kann ein Song auch manchmal mehrfach gespielt werden?

Mein Leben als Discjockey ist geprägt von der täglichen Beschäftigung mit Musik. Dies kreiert Vielfalt und resultiert in einem riesigen, heutzutage natürlich digitalen Archiv.

Warum also einen Song mehrfach spielen, angesichts der Fülle an stimmungsvoller und grooviger Musik, die ich Ihnen für Ihre Party anbieten kann?

Ich spiele Lieder nur mehrfach, sollten Sie mich als Gastgeber persönlich dazu auffordern.

Besteht die Möglichkeit, nach unserer Feier die Playlist zu bekommen?

Selbstverständlich lasse ich Ihnen auf Wunsch eine Liste der gespielten Titel des Abends als PDF-Datei zukommen. Im digitalen Zeitalter ist dies dank automatischer Speicherung auch sehr unkompliziert.

Konkrete Songs als Dateien sind mein bei der GEMA lizensiertes Eigentum und können somit leider nicht weitergegeben werden.

Wie läuft das konkret mit der GEMA?

Als professioneller Hochzeits-DJ habe ich alle meine Songs offiziell bei der GEMA lizensiert. Von daher entstehen Ihnen in dieser Hinsicht keine zusätzlichen Kosten, insofern Ihre Veranstaltung privater Natur ist.

Vereinfacht gesagt, müssen Sie dafür als Gastgeber jeden Ihrer Gäste persönlich kennen. Im Zweifel oder bei eventuellen Sonderfällen fragen Sie bitte zur Sicherheit direkt bei der GEMA nach.

Planung & Buchung

Wie weit im Voraus sollten wir buchen?

Meine Vorlaufzeit für Buchungen als Hochzeits-DJ beträgt ca. 9-12 Monate. Daher buchen Sie bitte frühzeitig, um auf der sicheren Seite zu sein.

Feiern Sie an einem Freitag, ist meine Buchungslage allerdings oft entspannter.

Dennoch lautet mein Ratschlag: Kümmern Sie sich um die wichtigen Dienstleister (Location, Fotograf, DJ) bereits im allerersten Stadium Ihrer Planungen! Sollte ich an Ihrem Datum bereits anderweitig gebucht sein, empfehle ich Ihnen natürlich gerne einen passenden DJ aus meinem weitreichenden Netzwerk!

Wie lange kann ein Termin reserviert werden?

Gerne richte ich Ihnen nach Ihrer Anfrage eine Option ein, die so lange Bestand hat, bis ich eine weitere Anfrage/Buchung für Ihr Datum erhalte. In diesem Falle sage ich Ihnen unverzüglich Bescheid, so dass wir beschleunigt vorgehen können.

Insgesamt sollte die Zeitspanne von Ihrer Anfrage bis hin zur verbindlichen Unterschrift des Vertrages nicht mehr als drei Wochen umfassen. Insbesondere im Zeitraum zwischen April und Oktober sind die Termine am Wochenende sehr gefragt und dementsprechend rasch gebucht.

Wie lange erstreckt sich die Spielzeit?

Standardmäßig sehen meine Angebote zunächst ein Zeitfenster von 7 Stunden vor. Darüber hinaus greift dann eine Zusatzstundenregelung mit 80 € brutto pro Stunde. Selbstverständlich verlasse ich keine Party, wenn noch Tanzstimmung herrscht und verabrede erst dann ein musikalisches Ende mit Ihnen, wenn die Feier langsam und offensichtlich zur Neige geht. Ca. eine halbe Stunde vor dem verabredeten Ende fahre ich dann die Party mit emotionalen Songs in mittlerer Lautstärke stilvoll herunter.

Übrigens: In den Nachmittagsstunden bis hin zum Dinner werde ich sehr oft bereits für die musikalische Untermalung von Foto-Shootings, Trauungen oder den Empfang gebucht.

Dabei setze ich gerne auf mobile, kabellose Sound-Technik in eleganter Ästhetik.

Sind deutschlandweite und internationale Buchungen möglich?

Trotz meiner kölschen Seele bin ich selbstverständlich auch deutschlandweit sowie international buchbar.

Ab 100 km einfacher Strecke von Köln aus benötige ich ein Hotelzimmer in nächster Nähe Ihrer Location.

Ist ein persönliches Kennenlernen vorab möglich?

Ja, unbedingt möchte ich Sie bei einem ausführlichen Vorgespräch persönlich kennenlernen! Dieses frühe Treffen halte ich für immens wichtig, denn, über die diversen Infos auf meinen Online-Präsenzen hinaus, können wir nur im persönlichen Kontakt herausfinden, ob ich als Discjockey musikalisch und menschlich zu Ihren Erwartungen passe. Im Idealfall stellen wir bei einem solchen Gespräch fest, dass die Chemie zwischen uns stimmt und können uns somit gemeinsam auf Ihre große Party freuen.

Für diesen ersten Kontakt lade ich Sie gerne nach Köln ein, selbstverständlich unverbindlich und ohne jegliche Kosten.

Da ich sehr häufig internationale Feiern musikalisch betreue, kommt es immer wieder vor, dass meine Kunden sehr weit weg von Köln wohnen oder arbeiten. In diesem Falle bietet sich die Möglichkeit, zum Beispiel über Skype oder Facetime, Kontakt zu knüpfen - ein ausführliches Telefonat ist natürlich auch möglich.

Prinzipiell arbeite ich als Hochzeits- und Event-DJ im Raum Köln, Düsseldorf und NRW, werde jedoch auch häufig deutschlandweit und international gebucht.

Wenn ich als DJ also in Ihr Budget passe und Sie sehr gut damit leben können, dass ich keine Ballermann und Après-Ski Musik auflege, nur zurückhaltend moderiere und keine Gäste-Animation betreibe, freue ich mich auf ein konstruktives und sympathisches Vorgespräch.

Dabei gebe ich Ihnen auch wertvolle Tipps zu Ihren laufenden Planungen außerhalb der musikalischen Belange. Auf ungezählten Hochzeiten in vielen Locations habe ich nämlich schon so einiges gesehen, dass ich Ihnen im Vorfeld weitergeben kann und möchte.

Dürfen wir Kontaktdaten an unsere Trauzeugen weitergeben?

Ein klares JA, dies ist sogar sehr wünschenswert!

Oftmals gibt es im Vorfeld einiges in Sachen Musik und Technik abzusprechen, natürlich Top-Secret für Sie als Brautpaar!

Mit welchen Kosten können wir für DJ & Technik rechnen?

Meine individuell auf Ihre Bedürfnisse sowie Ihre Location abgestimmten Angebote beginnen bei 1.400 € brutto für folgendes Standard-Paket:

  • 7 Stunden DJ-Leistung, z.B. von 19.00 – 02.00 Uhr
  • DJ-Booth und eigene Abspielgeräte (Laptop/Controller)
  • Funk-Mikrofon (Sennheiser)
  • hochwertige Sound-Technik (2 Aktivboxen & Subwoofer - RCF)
  • LED-Lichteffekt (Dancefloor)
  • Auf- und Abbau
  • Fahrtkosten bis 50 km im Umfeld von Köln
  • ausführliches Vorgespräch in Köln oder telefonisch
  • inklusive 19 % auf der Rechnung ausgewiesener Mehrwertsteuer

Selbstverständlich können bei Bedarf größere Sound- und Lichtpakete hinzu gebucht werden.

Sehr beliebte und oft sinnvolle Technik, wie zum Beispiel LED-Akku-Spots als Ambiente-Licht oder Akku-Funk-Boxen für eine kabellose Beschallung (Outdoor/Empfang), führe ich in jedem Angebot als optionale Posten auf.

Sehr gerne lasse ich Ihnen auf Anfrage weitere Details zukommen.

Wie ist die Bezahlung geregelt?

Zwei Tage nach Ihrer Feier sende ich Ihnen eine ordentliche Rechnung über die gesamte Gage, inklusive der gesetzlichen Mehrwertsteuer von derzeit 19 %.

Sollten Sie von sich aus vorab eine Anzahlung leisten wollen, ist dies selbstverständlich möglich.

Entstehen möglicherweise weitere Kosten, die wir einkalkulieren müssen?

Selbstverständlich nicht, denn ALLE Kosten lege ich Ihnen sowohl im persönlichen Gespräch als auch schriftlich im Angebot bzw. Vertrag offen.

Zum Beispiel stelle ich direkt im ersten Kostenvoranschlag auch optionale Posten (Ambiente-Licht, Funk-Akku-Box etc.) preislich dar und auch die Sorge für mein leibliches Wohl oder die Kostenübernahme für ein Hotelzimmer bei weiten Anfahrten finden sich im Vertrag wieder.

Alles wird klar und transparent besprochen und schriftlich fest gehalten!

Ist eigenes Equipment vorhanden?

Ja! Ich bin in der Lage, Events bis zu 300 Personen mit Sound- und Lichttechnik auf professionellem Niveau auszustatten. Da sich mein Equipment regelmäßig erneuert, verzichte ich hier auf eine detaillierte Auflistung.

Hier nur so viel: Digital-, Akku- und Funk-Technik sind in unseren modernen Zeiten auch für mich als Hochzeits- und Event-DJ nicht nur state-of-the-art sondern auch überaus praktisch in der Handhabung.

Ist eine Buchung nur als DJ ohne eigene Technik möglich?

Ja und Nein!

Natürlich arbeite ich am liebsten mit meinem eigenen Equipment, da ich dann im Vorfeld schon weiß, wie ich Sound & Licht harmonisch in Raum platzieren kann.

Sollten Sie die angebotene Technik Ihrer Location buchen, kann ich leider für Soundqualität und einen störungsfreien Ablauf nicht garantieren.

Aus meiner Erfahrung als Hochzeits-DJ, der schon an vielen Orten gespielt hat, weiß ich, dass mehr und mehr Locations eigene Technik anbieten. Ich habe immer wieder festgestellt, dass diese Anlagen eher für Musik im Hintergrund oder Sprachbeschallung geeignet sind und eine Party-Lautstärke in sehr guter Qualität nicht zulassen. Weiterhin kommt es vor, dass hauseigenes Equipment akustisch ungünstig installiert ist und den gesamten Raum in gleicher Lautstärke beschallt, was eine Kommunikation außerhalb der Tanzfläche erschwert. Von daher verlasse ich mich lieber auf meine eigene Technik, die in bestem Zustand daherkommt und Ihre Feier sicherlich aufwerten wird.

Sollte Ihre Location jedoch über professionelle Veranstaltungstechniker verfügen, die die Anlage aufbauen und am Abend Sorge für Sound- und Lichtsteuerung tragen, werde ich dies selbstverständlich akzeptieren.

Was geschieht bei kurzfristigem Ausfall des DJs?

Bitte nicht! Jedoch natürlich theoretisch möglich!

Glücklicherweise erfreue ich mich bester Gesundheit und konnte bisher meine Termine immer wahrnehmen und pünktlich erscheinen.

Ein Ausfall aufgrund höherer Gewalt (Pandemie etc.) oder schwerer Krankheit ist dennoch leider nie auszuschließen.

Da ich allerdings durch meine langjährige Tätigkeit als Hochzeits- und Event-DJ hervorragend vernetzt bin und mit vielen anderen professionellen Discjockeys kollegial im Team arbeite, bin ich immer in der Lage, Ihnen einen Ersatz-DJ mit vergleichbarer Kompetenz zu stellen. Keine Sorge!

Was sind die konkreten Folgen einer Absage?

Das wäre natürlich sehr schade!

Tretet ihr vom Vertrag zurück, hängt die Höhe der Rücktrittskosten vom Zeitpunkt eurer Absage ab.

  • bis zum 46. Tag vor Veranstaltungsbeginn 30 %
  • ab dem 45. Tag vor Veranstaltungsbeginn 40 %
  • ab dem 35. Tag vor Veranstaltungsbeginn 75 %
  • ab dem 03. Tag vor Veranstaltungsbeginn 100 %

Sollten Sie Ihre Feier aus nachvollziehbaren oder gar zwingenden Gründen „nur“ verschieben müssen und mich für Ihren neuen Termin nach wie vor als den DJ Ihrer Wahl benennen, finden wir eine Lösung, mit der wir alle zufrieden sind – ganz sicher! Diese Fälle traten zum Beispiel bei der Covid19-Pandemie im Frühling/Sommer 2020 häufig auf und konnten allesamt fair und transparent geklärt werden.

Location & Technik

Ist eine gemeinsame Besichtigung unserer Location im Vorhinein möglich und sinnvoll?

Ja, es ist durchaus denkbar, dass wir uns zu einer gemeinsamen Ortsbesichtigung verabreden.

Da ich allerdings sehr viele der bekannten Locations im Großraum Köln/Bonn/Düsseldorf bereits kenne, ist dies meist jedoch nicht nötig.

Um Ihnen eine höchstmögliche Qualität und einen reibungslosen Ablauf bieten zu können, informiere ich mich stets im Vorfeld über Eigenarten und Hausregeln einer Location, gerade, wenn ich dort vorher noch nicht gespielt habe.

Die für mich und meine Arbeit wichtigen Infos betreffen zum Beispiel Lieferwege, Strom- und allgemeine Platzsituation, Notausgänge, Lautstärkebeschränkungen in- und outdoor, ein eventuelles Verbot von Nebelmaschinen etc.

Darüber hinaus nutze ich Online-Fotos von vergangenen Veranstaltungen und besorge mir einen Raumplan.

Gerne können Sie auch Fotos machen, wenn Sie selber vor Ort sind. Insbesondere der DJ-Platz, der Dancefloor, die naheliegenden Steckdosen sowie Wände und Decken sind für mich relevant, um eine ästhetische Sound- und Lichtatmosphäre kreieren zu können.

Gibt es eine Optimale Lösung für Raumaufteilung und Sitzordnung?

Im Hinblick auf Raumplanung und Sitzordnung kann ich Ihnen als erfahrener Hochzeits-DJ einige Tipps mit auf den Weg geben.

Optimalerweise halten Sie sich an das „Prinzip der kurzen Wege“ zum Dancefloor.

Sollten Sie mehrere Räume zur Verfügung haben, ist es günstig, die Tanzfläche dort einzurichten, wo die Gäste vor der eigentlichen Party sitzen und essen. Büffet und Geschenketisch können durchaus in einem angrenzenden Raum platziert werden.

Haben Sie viele Gäste geladen, so dass die Tanzfläche zum Dinner auch besetzt werden muss, sprechen Sie mit dem Personal ab, dass pünktlich nach dem Essen, die überzähligen Tische weggeräumt werden, um längere Pausen vor Beginn der Party zu vermeiden.

Eine Bar oder auch Stehtische gilt es ebenfalls in der Nähe der Tanzfläche zu platzieren, denn dann sind Getränke und Musik gleichzeitig präsent, was der Partydynamik zugutekommen wird.

In punkto Sitzordnung rate ich dazu, diejenigen Gäste, die sich eher unterhalten als tanzen möchten, möglichst weit weg von der Tanzfläche zu positionieren. Weiterhin schätzen es viele Menschen der höheren Semester, wenn sie vor der Party nicht mit ihrem Sitzplatz umziehen müssen, da ihr Tisch dem Dancefloor weichen musste.

Wir wollen lange und laut feiern – gibt es da manchmal Probleme?

Leider kommt es häufiger mal zu Unklarheiten im Hinblick auf Lautstärke und Zeitbegrenzung. Deshalb rate ich dazu, sich gerade diese Punkte in Ihrem Sinne als Bestandteil des schriftlichen Vertrages aushändigen zu lassen. Sichern Sie sich ab, denn zuweilen wird Location-seitig nicht explizit erwähnt, dass zum Beispiel ab Mitternacht die Lautstärke auf 90 Dezibel heruntergefahren und der Subwoofer (Bass) ausgeschaltet werden muss.

Dies geht oft einher mit einer zeitlichen Begrenzung, die fernab vom gewünschten „open end“ liegt. Gibt das Personal um 02.00 Uhr keine Getränke mehr aus und räumt den Mitternachts-Snack ab, ist es meist zu spät für Proteste.

Genau wie Sie möchte ich es als Ihr Discjockey ebenfalls lange und laut!

Da ich für Hochzeiten und Firmenfeiern sehr häufig in NRW gebucht werde, kenne ich viele Schlösser, Burgen, Hotels und Restaurants, gerade im Raum Köln/Düsseldorf/Bonn, so dass ich Ihnen im Vorfeld wertvolle Hinweise zu den Besonderheiten einzelner Locations geben kann.

Wie verhält es sich mit Fotos und Videos zur eigenen Verwendung?

Diskretion und Privatsphäre sind mir sehr wichtig!

Von daher veröffentliche ich prinzipiell keine Fotos oder Videos, auf denen Personen zu erkennen sind.

Von der Location und meinem Technik-Aufbau mache ich jedoch regelmäßig Bilder für meinen Blog.

Sollten Sie mir freundlicherweise Bilder oder Videos Ihrer Feier zur Verfügung stellen, nutze ich diese gerne für meine Social-Media-Präsenz, insofern Sie ausdrücklich einverstanden sind.

Gesetzliche Grundlage hierfür ist die DSGVO (EU-Datenschutzrecht) in der neuen Fassung von Mai 2018.

Ich hoffe, ich konnte Ihren Wissensdurst stillen!

Bei weiteren Fragen, nehmen Sie gerne Kontakt zu mir auf!

DJ Grooveshaker